常見(jiàn)的會(huì)議臺(tái)型：劇院型 董事型 回字型 魚(yú)骨型 U型 課桌型 等也可以根據(jù)客人的要求擺臺(tái)。
常見(jiàn)的會(huì)議類型：高級(jí)會(huì)議(如政府接待 公司內(nèi)部董事會(huì)國(guó)際會(huì)議等)貿(mào)易洽談會(huì) 茶話會(huì) 公司培訓(xùn)會(huì) 新聞發(fā)布會(huì) 知識(shí)講座等
一.會(huì)前。
1、領(lǐng)受任務(wù) 熟知以下內(nèi)容:
(1) 會(huì)議名稱 (2)會(huì)議性質(zhì) (3)與會(huì)人數(shù) (4)會(huì)議期限 (5)會(huì)議休息時(shí)間表(6)會(huì)議活動(dòng)范圍 (7)準(zhǔn)備內(nèi)容 (8)注意事項(xiàng)
2、會(huì)前準(zhǔn)備
(1)根據(jù)會(huì)議的要求 擺好會(huì)議的臺(tái)型 工程人員檢查照明、音響、視頻、空調(diào)等設(shè)備，根據(jù)會(huì)議要求增添新的設(shè)備冬夏季要調(diào)整好室溫，注意通風(fēng)。冬季要保暖
(2)會(huì)場(chǎng)指示牌 在酒店的大堂明顯位置擺放會(huì)議的指示牌 在會(huì)場(chǎng)門口附近顯眼位置擺放會(huì)議指示牌。
(3)有主席臺(tái)的話 布置鮮花或其他裝飾物 各個(gè)位置根據(jù)要求可以擺放人名卡。
(4)主席臺(tái)上方或根據(jù)客人要求 在合適的位置 由工程部協(xié)助掛好橫幅。
(5)登記臺(tái): 會(huì)場(chǎng)門口或大堂擺放簽到臺(tái)并有指示牌 簽到薄 方便參會(huì)客人簽到。
(6) 休息安排 熟悉本次會(huì)議的休息時(shí)間表 可以提前與銷售或客人溝通 安排合適的休息區(qū)域，并準(zhǔn)備茶歇。
(7) 有茶歇的時(shí)候提前根據(jù)會(huì)議人數(shù) 搭設(shè)好茶歇臺(tái) 準(zhǔn)備好充足的餐具，飲品，食品 根據(jù)主辦方的要求按時(shí)提供。
(8)服務(wù)員配備 人員安排到位 告知其負(fù)責(zé)的區(qū)域和服務(wù)內(nèi)容 讓其準(zhǔn)備好所需的東西 適時(shí)提供服務(wù)
(9)會(huì)場(chǎng)清潔 會(huì)場(chǎng)布置結(jié)束后清理好會(huì)場(chǎng)衛(wèi)生 等待會(huì)議開(kāi)始
(10)接手紀(jì)念品、禮品(發(fā)放) 如遇到一些公司的年會(huì)等 需要幫助客人保管 發(fā)放禮品的 在收貨時(shí)要做好登記
(11)禮儀演習(xí)彩排 如果會(huì)議當(dāng)中需要專門的禮儀協(xié)助服務(wù) 提前與客人溝通好服務(wù)內(nèi)容 對(duì)專人進(jìn)行培訓(xùn) 保證服務(wù)質(zhì)量。
3、會(huì)前檢查
會(huì)議開(kāi)始前，根據(jù)會(huì)議內(nèi)容列項(xiàng)檢查：如設(shè)備設(shè)施、會(huì)議物品，人員準(zhǔn)備情況等
二.會(huì)中
1. 引領(lǐng) ：準(zhǔn)備大廳指示牌、引領(lǐng)員，引導(dǎo)客人到指定會(huì)議區(qū)域 由主辦方登記
專人引領(lǐng)重要嘉賓到位
2.會(huì)中服務(wù)：
(1)主席臺(tái)上濕巾、倒茶水服務(wù) 其他會(huì)議區(qū)域根據(jù)情況而定 客人就位后斟倒茶水或礦泉水
(2)會(huì)場(chǎng)秩序維持服務(wù)，不要讓與會(huì)無(wú)關(guān)的人員進(jìn)入會(huì)場(chǎng) 保持會(huì)場(chǎng)周圍的安靜 不要有噪音或異味影響會(huì)議進(jìn)行。
(3)加水 清潔服務(wù)，會(huì)議進(jìn)行當(dāng)中適時(shí)的為客人添加飲品 清理桌面垃圾。
(4)委托代辦服務(wù)，可以為了方便客人 幫助客人做符合規(guī)章范圍內(nèi)的服務(wù)，如幫助客人打印文件 遞送物品等。
(5)出會(huì)場(chǎng)的引領(lǐng)服務(wù)，客人出會(huì)場(chǎng)時(shí)，上前主動(dòng)問(wèn)候：“先生，請(qǐng)問(wèn)需要幫助嗎?”引領(lǐng)客人去洗手間 等地方。
(6)應(yīng)急情況處理：對(duì)會(huì)議服務(wù)員工進(jìn)行培訓(xùn) 如遇到緊急情況 如火災(zāi)疏散 禁坐電梯 指引客人迅速?gòu)陌踩ǖ莱冯x;失竊 做當(dāng)事人詢問(wèn)筆錄、相關(guān)人詢問(wèn)筆錄;停電、溢水安撫客人 迅速找相關(guān)人員解決;如遇到病人疾病突發(fā) 迅速撥打急救中心電話 并可以找相關(guān)人員 在現(xiàn)場(chǎng)展開(kāi)急癥救護(hù)等。
3. 會(huì)中茶歇休息：
會(huì)議進(jìn)行中可能會(huì)有短暫的休息時(shí)間要提前與主辦方溝通熟悉什么時(shí)候開(kāi)始 提前十分鐘準(zhǔn)備好茶歇的食品 飲品 待茶歇開(kāi)始后為客人提供咖啡 茶 食品服務(wù) 及時(shí)清理臺(tái)面衛(wèi)生 保證會(huì)場(chǎng)清潔。
4.會(huì)議結(jié)束時(shí)，如遇到參會(huì)人員合影留念，迅速為客人擺好位子，協(xié)助客人完成合影。
5.結(jié)賬：提供會(huì)議過(guò)程中的詳細(xì)費(fèi)用發(fā)生明細(xì)及說(shuō)明，由領(lǐng)班及以上人員與客戶進(jìn)行核對(duì)并結(jié)帳。
6.道別：與參會(huì)人員 主辦方 熱情道別 并提醒客人帶好隨身物品。
三. 會(huì)后
1.賓客全部離開(kāi)會(huì)場(chǎng)后，服務(wù)員要檢查會(huì)場(chǎng)有無(wú)客人遺忘的物品。如發(fā)現(xiàn)賓客的遺留物品要及時(shí)與會(huì)務(wù)組聯(lián)系，盡快轉(zhuǎn)交失主并登記
2.撤會(huì)議物品，桌椅、餐具
3.清潔會(huì)場(chǎng)
4.關(guān)閉電器設(shè)備
5.檢查清理情況
6.服務(wù)人員撤出，鎖閉會(huì)議廳
7.根據(jù)本次會(huì)議的服務(wù)情況進(jìn)行總結(jié)。
會(huì)議接待服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)：
1.服務(wù)員上崗前要按規(guī)定化妝、修飾，認(rèn)真整理工裝、工牌，儀容儀表端莊、整潔、精神飽滿;提前到達(dá)會(huì)場(chǎng)。
2.會(huì)場(chǎng)內(nèi)衛(wèi)生整潔，會(huì)場(chǎng)所需物品擺放整齊、美觀。
3.迎賓站立時(shí)保持正確站姿，真誠(chéng)微笑 來(lái)賓到達(dá)時(shí)要熱情迎候，依次接待。
4.給來(lái)賓提供服務(wù)要主動(dòng)、熱情、耐心、周到，回答來(lái)賓問(wèn)題要得體、明確。
5.給來(lái)賓引位要及時(shí)，客人入座后1分鐘內(nèi)需倒上茶水，遞上香巾。
6.會(huì)議進(jìn)行中，每隔10——15分鐘，及時(shí)增添茶水。
7.會(huì)議進(jìn)行中，服務(wù)員應(yīng)站在合適的位置，悉心觀察會(huì)場(chǎng)狀況。
8.送客人時(shí)，要及時(shí)提醒客人拿好物品，并道“請(qǐng)走好”。
9.會(huì)后清理工作要及時(shí)、仔細(xì)。
