不管是會議活動還是展覽展示，都離不開場地布置這個環(huán)節(jié)，根據(jù)活動的規(guī)模對于搭建的需求也是不一而就，但是其中重要的幾個環(huán)節(jié)卻是大同小異：簽到處布置、會場設(shè)備、會場擺臺、會場裝飾。
一、簽到處布置
簽到處布置的作為第一個環(huán)節(jié)，同時也是最重要的一個環(huán)節(jié)，簽到不僅起到一個核定出席年會人數(shù)登記姓名的作用，同時簽到環(huán)節(jié)還是一個提供溝通，暖場以及奠定前期會議氣氛的環(huán)節(jié)。所以簽到環(huán)節(jié)不容忽視，而且巧妙專業(yè)的簽到安排往往比會議本身更能給與會人留下深刻的印象。
二、會場設(shè)備
近幾年不難發(fā)現(xiàn)，市場上的會議設(shè)備花樣越來越多，主要的誘因是主辦方在這方面的要求也在不斷的提高。不管是高質(zhì)的音響還是大幅面的投影設(shè)備，搭配上精心設(shè)計的主題年會背景，不管從哪個角度都能凸顯出場地布置的精心以及主辦企業(yè)的實力和風(fēng)采
三、會場擺臺
會議擺臺可能是你最不會花心思的地方，一般你會覺得這不外乎幾種形式，課桌、劇院、魚骨等等，然而事實上當(dāng)你現(xiàn)場操作中你就會發(fā)現(xiàn)，擺場才是最困擾自己的難度，往往照成這個原因是參與規(guī)模與場地規(guī)格的沖突，因此除了會前對會場進行仔細的考究之外，現(xiàn)在的臨時變通更加重要。
四、會場裝飾
會場裝飾放在最后，確實它經(jīng)常被主辦方認為是可無的環(huán)節(jié)，有時候因為預(yù)算被卡掉，有時候因為會議活動的嚴(yán)肅性并不適合做會場裝飾，所以更多的會場裝飾會出現(xiàn)在年會等比較活潑的會議活動類型里。
大型會議活動搭建需要注意哪些問題
一、明確你的義務(wù)
你要不要支付安裝設(shè)備的工作人員的伙食費?就餐時間計不計入工時?員工伙食費是另外計費，還是含在合約服務(wù)公司列出的書面預(yù)算里?有時你是不必支付伙食費的，但要確認清楚。你是否需要多交布場押金?酒店布場是不是需要另外交布場費。燈光師們和舞臺工作人員就餐的時間安排可能不同，確定有誰負責(zé)和監(jiān)督所有的就餐事宜。
二、試聽設(shè)備安裝拆卸時間
如果你雇傭兩家不同的服務(wù)公司，一家負責(zé)舞臺，另一家負責(zé)視聽，那么一定要保證它們清楚對方的日程安排和時間表，以避免沖突。最理想的情形是：負責(zé)舞臺的公司能夠同時完成視聽設(shè)備，燈光和舞臺布景等工作。最好找到一家可以滿足你所有要求的提供成套服務(wù)的公司，但是，要權(quán)衡全套服務(wù)和單獨服務(wù)的價格。你可能只需要一個簡易的舞臺，而對燈光和視聽的要求不亞于搖滾音樂會，或者你需要復(fù)雜的舞臺卻要求有簡單的照明。了解一下，看著提供成套服務(wù)的公司是否擁有你需要的設(shè)備，或者是否可以根據(jù)你的需要租用設(shè)備。你要保證獲得最能滿足你要求的設(shè)備，而不是單單使用現(xiàn)有的設(shè)備。
三、視聽設(shè)備的卸車和安裝是否有要求?
在安裝視聽設(shè)備的工作人員到達之前，需要進行什么安排?比如，吊燈要不要拆卸，進場的門高度夠不夠，通風(fēng)口要不要關(guān)閉以防止噪音等等。能否在最大程度上保證安裝工作的順利進行?又比如，你需要為工作人員做哪些準(zhǔn)備，以保證留給他們最多的工作時間?你當(dāng)然不希望安裝隊伍到場以后還要等到別人騰出大廳和過道，你必須比他們先到場，為他們的到達做好準(zhǔn)備工作。
四、還有什么額外開支需要列入預(yù)算
了解所有可能發(fā)生的額外開支。比如，總帳單中，人員工資和電費是定額收取的，還是根據(jù)實際使用量收取?根據(jù)該場地以往所舉行的會議活動情況估算一下開支，將估算值列入預(yù)算。同時，留出預(yù)算10%的預(yù)備金，實際的花費少于預(yù)算總比超過預(yù)算要好。還有，一定要索取場地書面的開支預(yù)估。
