一、掌握了解會議情況
1.掌握主辦會議單位的名稱、參加的人數(shù)領(lǐng)導(dǎo)人的姓名。
2.了解所用會場的類型。
3.掌握舉行會議時間、場次。
4.掌握會場布置的具體要求。
5.了解主持會議的負(fù)責(zé)人和領(lǐng)導(dǎo)的生活習(xí)俗。
二、會前準(zhǔn)備
1.制作懸掛會標(biāo)，會徽，歡迎幅或標(biāo)語。
2.按要求的會場形式布設(shè)桌椅，沙發(fā)、擺放設(shè)計精美的花壇，花卉。
3.擺放茶杯、茶碟、茶葉、按主辦單位要求擺放飲料，干果，水果等。
4.擺放便筏、鉛筆（圓珠筆）。
5.檢查音響、試聽設(shè)備、燈光。
6.搞好通風(fēng)換氣，保持室內(nèi)空氣新鮮。
7.檢查消防器材的位置及完好程度。
8.檢查安全通道，保持舒暢。
9.清整會場衛(wèi)生，保持清潔。
10.按會議人數(shù)備足開水。
三、入場迎接服務(wù)
1.在開會前20分鐘應(yīng)將會議室打開，安排二名服務(wù)員站在門口迎接代表。
2.代表到達(dá)問好，并為其接拿或掛好衣帽。
3引代表到預(yù)定的坐位上，動作要穩(wěn)，保證安全。
4.代表坐定后，送上小毛巾。
5.由里外為代表沏茶。
6.人場完畢后，管好門保持環(huán)境安靜。
四、對主席臺上的代表服務(wù)
1.凡在主席臺上就坐的代表，都要為其接掛衣帽，隨其到坐位上，為其拉椅讓坐。
2.代表坐定后，即送上小毛巾，隨即為其沏茶。
3.主講人在開始講話時即為其沏茶。隨時為其沏茶。
4.在一般情況下，第一次續(xù)茶在會議開始后20分鐘左右進(jìn)行，第二次起一般在30分鐘左右進(jìn)行。
5.主講人每換一位，應(yīng)更換茶杯（禁止接用茶杯）
6.隨時注意觀察在席臺就坐的代表的動向，隨時為其服務(wù)和解決問題。
五、開會過程中的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)
1.堅守崗位、維護(hù)會場安靜環(huán)境，無關(guān)人員不得入內(nèi)。
2.隨時為會場出入人員開門。
3.音響、燈光等要有專人值班，不得擅離崗位，保證會議順利進(jìn)行。
4.又是找人時，服務(wù)員要通過會議工作人員聯(lián)系，不能直接找或高聲呼叫。
5.與會務(wù)有關(guān)的電話，應(yīng)與會議工作人員聯(lián)系接聽，不得隨意處理，防止誤事。
6.適時續(xù)水。
7.會間可視情況送小毛巾。
8.適應(yīng)補(bǔ)送熱水瓶的開水。
9.會間如休息應(yīng)先清理廢棄物。
10.隨時觀察會議室溫度及音響效果，并及時調(diào)整。
六、會議結(jié)束時的服務(wù)1.會議結(jié)束時迅速打開會議的門，站在門口、歡迎代表，并為代表取衣帽并幫助穿戴。
2.填寫使用會場結(jié)算單，請主辦單位負(fù)責(zé)人簽字或帶至服務(wù)臺結(jié)帳。
3.征詢會議工作人員意見，問清下次使用會場的時間和要求。
4.檢查有無遺留文件物品，如有及時送還，無法送還的交會務(wù)組或保安部。
5.檢查有無損失丟失物品，如有應(yīng)填報賠償單，請會務(wù)工作人員簽字結(jié)算。
七、整理清潔會場
1先將暖水瓶集中于開水間。
2.收茶茶杯盤，送消毒間清洗消毒。
3.收文具、雜物。
4.檢查各種設(shè)備設(shè)施有無故障，如有立即填報維修單，及時修復(fù)，不能影響下次會議使用。
5.對安全設(shè)施進(jìn)行仔細(xì)檢查，發(fā)現(xiàn)問題，立即報告。
6.環(huán)視會場整體狀態(tài)，不符合標(biāo)準(zhǔn)，不協(xié)調(diào)的地方要重新補(bǔ)做整理，以下次會議能上常使用為準(zhǔn)。
7.關(guān)閉空調(diào)、窗戶、燈、門。
八、記錄填表
1.記錄使用單位名稱及人數(shù)。
2.記清使用會場的形狀及特需要求。
3.填報本次會議實際消耗的所有物品。
4.填報結(jié)算單，記清應(yīng)當(dāng)由會議單位支付的各項費用。
5.記清本次會議所發(fā)生處理過的事項。
6.記清與會人員的意見要求，并報告服務(wù)臺和主管領(lǐng)導(dǎo)。
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