會(huì)議服務(wù)一直是一項(xiàng)重要的商業(yè)活動(dòng)，不管是對外的銷售，還是對內(nèi)的年會(huì)。隨著近年來醫(yī)藥等傳統(tǒng)行業(yè)改革，以及新經(jīng)濟(jì)的不斷崛起，會(huì)議的地位始終處在一個(gè)不斷上升的過程之中。并且隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，各行業(yè)變得越來越透明，第四產(chǎn)業(yè)的權(quán)重的增加，對服務(wù)的要求也是越來越高的。
會(huì)議行業(yè)的服務(wù)，涉及的細(xì)節(jié)不僅多而且雜。人多的情況，幾千人的大會(huì)很容易把人搞崩潰，不管是接機(jī)的過程安排不過來車，還是酒店排房的時(shí)候排起長隊(duì)，都容易給客戶帶來不好的印象。人少的情況，是否能夠萬無一失、事無巨細(xì)的照顧好 VIP 的服務(wù)，又成了難題。
那么如何提高服務(wù)的質(zhì)量呢?也許這并沒有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的答案。每個(gè)人在會(huì)議服務(wù)中所發(fā)揮出來的特質(zhì)和天賦，都各不相同。所能提供的服務(wù)，有時(shí)候甚至都是臨場是突發(fā)的創(chuàng)意，這就讓好的服務(wù)很難被量化。
但是不管最后如何實(shí)施，一種對會(huì)議服務(wù)的思維方式都是不可忽視的。那就是用模塊化的思維去管理會(huì)議。一次好的會(huì)議服務(wù)，需要完善點(diǎn)線面三個(gè)方面的內(nèi)容，點(diǎn)是細(xì)節(jié)，線是流程，面是會(huì)議的整體。查看我們關(guān)于會(huì)議中點(diǎn)線面完整闡述的可以點(diǎn)擊這里。
那么在會(huì)議之前呢?我們需要建立起來一個(gè)對會(huì)議全過程的認(rèn)知。會(huì)議的特殊性也就是在于，他的流程是非常清晰的，也就是幾天的日程下來，每一天在哪一個(gè)時(shí)候需要做什么，是一個(gè)相對比較固定的過程。對此就可以按照不同的需求來考慮會(huì)議的全過程。這個(gè)過程，從辦會(huì)者的角度，從初期的名單收集就已經(jīng)開始了。
那么模塊思維是什么呢?在一次會(huì)議過程中，按照場景會(huì)有用車，分房，開會(huì)，用餐，拓展。所有的這些都是在會(huì)議活動(dòng)中的不同模塊。將一次大的會(huì)議過程拆分成不同的模塊，再來細(xì)化其中的各個(gè)細(xì)節(jié)。實(shí)際上，就是一個(gè)在會(huì)前做分解，在會(huì)中重新做組合的過程。會(huì)議中再通過執(zhí)行將所有的點(diǎn)串成線。
這么做的好處，一個(gè)是在于，對于一場會(huì)議的理解，不再是一個(gè)龐然大物一般的大 BOSS。而是被分解成了一個(gè)又一個(gè)的小 BOSS，只需要一個(gè)一個(gè)的順著攻略就行了。比如在安排接機(jī)的時(shí)候，就可以先只考慮這一件事情，去羅列可能出現(xiàn)的所有的狀況。事前做好了預(yù)防，在實(shí)施的過程中就能夠最大程度的杜絕紕漏。
而在會(huì)議前就做拆分模塊的這一件事，是能夠幫助服務(wù)者及時(shí)的進(jìn)行總結(jié)的。會(huì)議服務(wù)也是一項(xiàng)需要經(jīng)驗(yàn)積累的行業(yè)。在會(huì)前你能夠想象的到的狀況是非常有限。那么在遇到問題，并且找到一些不錯(cuò)的解決方案之后，及時(shí)的總結(jié)歸納，放到自己所整理的相應(yīng)的模塊下。就能夠慢慢的建立起一個(gè)完整的理解會(huì)議服務(wù)的邏輯。
再者，對于會(huì)議服務(wù)從業(yè)者來說，將會(huì)議服務(wù)中的模塊更加清晰的界定，更容易找到自己的定位。服務(wù)上的差異化是不可避免的，同樣的問題，不同的人都會(huì)有不同的解決方式。雖然不好的方式是差不多可以總結(jié)出來加以避免的，但是好的解決方式往往是帶有創(chuàng)造性而難于總結(jié)的。甚至男之間的解決方式都會(huì)有所差異。
由于差異的不可避免，對于服務(wù)者而言，也就不存在好壞，而是是不是適合的問題。找到自己擅長的地方去發(fā)光發(fā)熱，就比和自己不擅長的東西死磕要來的好。模塊化的方式，無疑是幫助從業(yè)者找到適合自己發(fā)展路線的最佳方式。對個(gè)人來說，更容易獲得成就感，對客戶來說，得到的服務(wù)品質(zhì)也會(huì)更高。
隨著個(gè)人能力的清晰化界定，合作的方式也會(huì)完全打開。隨著透明化和信息對稱的發(fā)展，如果個(gè)人能力能夠被有效的評估，合作的方式也會(huì)發(fā)生改變。自己不擅長的，就找以為擅長這一個(gè)領(lǐng)域的搭檔合作，最后的效果絕對是 1+1>2 的。而如果能夠?qū)?huì)議活動(dòng)模塊化的拆解，這一切在之后的發(fā)展中就有可能實(shí)現(xiàn)。
